La caja de Eisenhower y el oficio del escritor

La semana pasada ya hablé de cómo afecta a la concentración el definir nuestras prioridades personales. A veces no tenemos los cinco sentidos trabajando a favor de nuestra obra y, cuando nos sentamos a escribir, nos asaltan pensamientos sobre otro tipo de tareas o actividades muy diferentes a la hora en blanco.

Esto puede deberse a que consideramos que estamos “perdiendo el tiempo” si trabajamos en nuestra novela o relato porque hay otras cosas más “importantes que hacer”. Pero si tú eres realmente un escritor, sabes cuán importante es “dar vida” a tus personajes y transmitir tus historias; y también has vivido cuán frustrante resulta no poder hacerlo.

Por esta razón, te animo a que analices qué posición ocupa la escritura entre tus prioridades personales. Si esto te resulta difícil, a continuación de hablo de un método que peude ayudarte a establecerlas: la caja de Eisenhower.

Qué es la caja de Eisenhower

A Eisenhower ya lo conoces. Fue un general estadounidense que sirvió como comandante supremo de las Fuerzas Aliadas en Europa durante la Segunda Guerra Mundial. Más tarde, entre los años 1953 y 1961 fue presidente de los EE.UU.

Uno de los métodos que le ayudaban a gestionar y administrar su tiempo es lo que conocemos como la caja de Eisenhower. Esta “caja” es una herramienta de toma de decisiones que puedes utilizar en tu día a día. Consiste en analizar el grado de urgencia y de importancia de las actividades que quieres desarrollar para establecer una lista de prioridades.

Aunque sé que conoces la diferencia entre estos dos términos (urgente e importante), te invito a reflexionar sobre ellos. Puedes hacer el siguiente ejercicio: analiza si las tareas que realizas en tu día a día son urgentes o importantes. Después, realiza el mismo análisis sobre las actividades que te gustaría llevar a cabo pero que no desarrollas por falta de tiempo. ¿Todo lo que es importante y urgente para ti tiene un lugar en tu agenda?

Lo urgente

Por lo general, lo urgente tiene que ver con estos dos niveles:

  1. Nuestras obligaciones, como puede ser nuestro trabajo o las faenas domésticas.
  2. Tareas rutinarias por las que sentimos la necesidad de reaccionar, como contestar al teléfono o a la puerta cuando llaman, por ejemplo.

Si atendemos a estos niveles, es probable que la escritura no sea para nosotros una tarea urgente (a no ser que escribamos por encargo, o para alguna publicación, etc.), ya que no supone una obligación ni es una reacción a otra actividad rutinaria que necesite de respuesta.

Vale, puede que la escritura no sea urgente pero ¿es una tarea importante?

Lo importante

Al contrario de lo que sucede con lo urgente, que tiene que ver con lo inmediato, lo importante está alineado con nuestros valores y con nuestros objetivos a medio y largo plazo.

En el caso de nuestros objetivos, la relación con la escritura está clara. Uno de nuestros objetivos puede ser escribir una novela en el plazo de un año. Así, sentarnos a escribir es una tarea importante ya que, si no asignamos un tiempo para la escritura, no conseguiremos cumplir nuestro objetivo de finalizar una novela en el plazo pensado.

También puede haber otro tipo de objetivos relacionados con escribir, como por ejemplo mejorar nuestra redacción y aprender nuevas técnicas narrativas. Al igual que en el caso anterior, la escritura es una actividad importante ya que, si no la desarrollamos, no cumpliremos con ese objetivo personal.

Sin embargo, quizás no está tan clara la relación entre nuestros valores y la escritura. Vamos a detenernos un poquito sobre ello. Cuando hablo de “valores” no me refiero únicamente a conceptos como “ser justo” o “ser solidario”, sino también a lo que para nosotros “tiene valor”.

Según el Diccionario de la Real Academia, “valor” se define así: “grado de utilidad o aptitud de las cosas para satisfacer las necesidades o proporcionar bienestar o deleite”.

De este modo, si una persona siente como necesidad cuidar el medio ambiente, qué duda cabe que una actividad como colaborar con una asociación ecologista contiene un alto valor para ella y está alineada con sus valores personales. En este ejemplo, involucrarse en la asociación sería una actividad importante.

Para mí, y sospecho que también para ti, expresarme es una necesidad. Ya sabes por dónde voy, ¿verdad? La escritura es la actividad que satisface esta necesidad (como para un pintor sería la pintura, por ejemplo) y, por tanto, es una tarea importante, alineada con mis valores y que debe estar en mi lista personal de prioridades.

Como ves, en este punto no entro a juzgar la nobleza de un valor u otro. Los valores son personales. Encuentra los tuyos y analiza qué actividades de tu día a día contienen un alto valor para establecer tus prioridades personales.

Cómo utilizar la caja de Eisenhower

Una vez hemos definido qué es “urgente” e “importante”, y tenemos claro que la escritura es para nosotros una actividad importante, quiero explicarte cómo puedes utilizar la caja de Eisenhower.

Al evaluar las tareas a realizar por los parámetros de “urgente” e “importante” obtendremos cuatro grupos:

  • GRUPO 1: La tarea es urgente e importante.
  • GRUPO 2: La tarea es importante (pero no es urgente).
  • GRUPO 3: La tarea es urgente (pero no importante).
  • GRUPO 4: La tarea ni es urgente ni es importante.

En la enumeración anterior te he expuesto los cuatro grupos según será el orden de prioridades. Así, el grupo 1 (lo urgente e importante) sería lo más prioritario y el grupo 4 (lo que no es ni urgente ni importante), lo que tiene menor prioridad.

GRUPO 1. La tarea es urgente e importante

Teniendo en cuenta todo lo anterior, si la tarea es urgente e importante (lo más prioritario) es conveniente realizarla lo antes posible.

GRUPO 2. La tarea es sólo importante

Si la tarea importante pero no urgente (el segundo caso en nivel de prioridad), tendrías que asignarle un tiempo en tu agenda para realizarla. Una vez hayas concretado la fecha y hora en que desarrollarás esa actividad, comprométete en serio a llevarla a cabo.

Insisto en que programes esa actividad y, aunque seas flexible, adquieras el compromiso de realizarla en ese momento. El motivo es que con frecuencia ocurren una de estas dos cosas:

  1. En lugar de establecer un tiempo concreto para realizar la tarea, pensamos: “voy a hacer todo lo urgente y después me pongo con esto”. Al tomar esa decisión suele ocurrir que el montón de lo urgente cada vez es más grande y nunca llega el momento de realizar lo importante.
  2. Anotamos esa tarea importante en nuestra agenda, pero no la ejecutamos porque de nuevo lo urgente ocupa un lugar prioritario. En este caso, respeta el tiempo de esa tarea importante y realiza antes o después lo urgente.

Lo curioso es que, en bastantes ocasiones, esas cosas urgentes que invaden el tiempo que habíamos asignado a otra actividad en realidad no son cosas importantes. En otras palabras, pertenecerían al grupo 3, y ya sabes: la prioridad de las actividades de este grupo es menor que la de este grupo 2.

Como te he expuesto antes, es muy probable que para ti escribir sea una tarea importante pero no urgente. En ese caso, estoy casi segura de que, al igual que a mí, te ha pasado alguna de esas situaciones de “…después escribo, que ahora ‘debo’ hacer esto”, ¿verdad? Aunque es necesario ser flexibles porque siempre surgen imprevistos (o estamos cansados, etc.), intenta respetar el tiempo que destinaste para la escritura. Recuerda, escribir para ti es importante.

GRUPO 3. La tarea es sólo urgente

En este caso, lo que Eisenhower recomienda es que delegues la tarea. Ya sé lo que estás pensando: no tienes a tu alrededor un batallón de voluntarios que, con mucho gusto, realizarán todas tus tareas del grupo 3. Te confieso un secreto: yo tampoco lo tengo. Así que, aunque me fastidie, me tengo que remangar y realizarlas yo misma.

Si no puedes delegar estas actividades, tendrás que encontar para ellas otro sitio en tu agenda. Recuerda que estas tareas sólo son urgentes y, por tanto, menos prioritaras que las del grupo 2 (que son importantes). En otras palabras: lo importante es más prioritario que lo urgente.

Así, podrías desarrollar estas tareas en “los huecos que quedan en la agenda” o bien en los momentos del día en que estás menos fresco. En ese último caso, aunque estés cansado, realizarás con más facilidad una tarea rutinaria o que requiera de poca atención que algo que exiga de concentración o creatividad.

¿Qué tipo de actividades serían estas? Por ejemplo, responder a algunos emails, whassap o a los comentarios en redes sociales sobre asuntos poco significativos. Es curioso cómo este tipo de actividades a menudo nos dispersan e impiden que estemos concentrados cuando escribimos o realizamos otras tareas importantes.

4. La tarea ni es urgente ni es importante

En este caso Eisenhower lo tenía muy claro: estas tareas no se realizan. Se eliminan sin piedad.

Aquí me gustaría comentarte mi opinión personal. A menudo consideramos que una actividad como pasear por el parque o escuchar música ni es urgente ni es importante. Es este tipo de actividades las que no nos tiembla el pulso a la hora de eliminarlas de nuestra agenda.

En caso de que seas músico y escuchar música contribuya a tu formación como artista, valorarás esta actividad como importante (y así tendría ese “segundo nivel” entre tus prioridades). Lo mismo si te tomas el paseo como una actividad para hacer ejercicio físico. Sin embargo, si sólo escuchas música y paseas por disfrute, es probable que no consideres que estas actividades tengan un “valor” para ti.

Si es así, cambia la perspectiva y evalúa si estas son actividades que te proporcionan descanso. Es obvio que estar 24 horas descansando no es lo más productivo del mundo, pero como te apuntaba en este artículo el descanso es importante para tu concentración y creatividad (además de para tener una vida saludable).

Por otro lado, el descanso satisface nuestra necesidad de bienestar, ese es su valor y por eso es importante.

En resumen, este método puede expresarse en el siguiente esquema:

caja-eisenhower-esquema

Y tú, ¿conocías en qué consistía La Caja de Eisenhower? ¿Tiene la escritura un lugar entre tus actividades acorde a tus prioridades personales? ¿Qué dificultades encuentras para que la escritura ocupe el lugar que merece en tu agenda? Cuéntame, cuéntame…

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RUTH M. RODRÍGUEZ,  Verbalina Escuela de Escritura Creativa

7 thoughts

  1. Ohhh Dios…. Disfruto el ocio… En adelante acogeré esta cajita como recurso para disciplinarme… Muchas gracias…

  2. De repente me he dado cuenta del mágnifico “kaos” de mi caja y has conseguido que pare y, … , me ponga a pensar. GRACIAS!!!

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